Las 7 claves para que dirección apruebe tu propuesta de evento (y que tu equipo necesita)

Antes de empezar, estas son las 3 preguntas que debe responder tu propuesta:

1. ¿Por qué hacemos este evento? (justificación).
   
   Ej: Venimos de unos meses de mucha presión y cambios, el equipo está creciendo y necesitamos un momento para parar, reconectar juntos y agradecer el esfuerzo. También es una forma de reforzar el vínculo y nuestra cultura en un entorno más relajado y humano.
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2. ¿Qué queremos conseguir con él? (objetivo).
   
   Ej: Queremos que el equipo se sienta valorado, que haya momentos reales de conexión más allá del trabajo, y que salgan del evento con la sensación de formar parte de algo compartido. Que recuerden la experiencia, no solo como algo divertido, sino como algo que suma a las relaciones entre nosotros y a la cultura de nuestra empresa.
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3. ¿Cómo lo vamos a hacer con cabeza y dentro del presupuesto? (plan).
   
   Ej: Podemos optar por un formato que se adapte bien a nuestras fechas (por ejemplo, un jueves o un viernes en un espacio cercano), combinando actividades que aporten valor como equipo (como un taller participativo) con momentos de celebración, y aprovechando la opción de bonificar parte del coste a través de FUNDAE.

A continuación te detallamos las 7 claves que te ayudarán a presentar una propuesta sólida, clara y convincente.

Si quieres que dirección diga que sí, empieza por aquí:

1. Contexto breve y propósito

Organizar este evento responde a una necesidad real del equipo y a un momento clave para la empresa. El propósito es claro:

• Parar un momento tras una etapa de mucho trabajo o cambios
• Reconectar como equipo en un entorno distinto al habitual
• Cuidar la cohesión, la motivación y el bienestar
• Reforzar la cultura desde la experiencia compartida

Ejemplos:

• “Después de meses intensos de trabajo y cambios en el equipo, creemos que es un buen momento para reconectar, reforzar vínculos y seguir construyendo la cultura que queremos.”
• “Queremos crear una experiencia que no solo sea divertida, sino que tenga impacto real en la cohesión del equipo.”
• “Es una oportunidad para volver a mirarnos sin pantallas de por medio, conocernos mejor y cuidar la parte más humana del trabajo.”
• “Si queremos que el equipo siga dando lo mejor, también tenemos que ofrecer espacios donde puedan recargar, compartir y disfrutar juntos.”

2. Beneficios estratégicos para la empresa

Conecta el evento con objetivos que la dirección valora:

• Mejorar la retención del talento
• Fortalecer la conexión y el sentido de pertenencia
• Activar los valores de empresa de forma vivencial
• Celebrar logros y motivar para lo que viene
• Reforzar la cultura en equipos híbridos o remotos

Ejemplos:

• “Este tipo de experiencias no solo motivan: ayudan a retener talento, mejorar el clima laboral y reducir la rotación, lo cual tiene un impacto directo en productividad y coste.”
• "También refuerzan el sentido de pertenencia, activan nuestros valores de forma vivencial y generan vínculos que después se traducen en mayor colaboración, confianza y compromiso."
• "En equipos híbridos o distribuidos, son clave para mantener la cohesión y evitar la desconexión emocional que a veces trae el trabajo en remoto."
• "Además, celebrar juntos los logros es una forma de cerrar etapas, reconocer el esfuerzo colectivo y preparar al equipo para lo que viene."

3. Tipo de evento + propuesta concreta

Según el momento del equipo y lo que queramos provocar con esta experiencia, hay distintas formas de plantearlo. Cada una responde a un tipo de energía y objetivo:

• Offsite de 2 días: para reconectar a fondo, mezclar trabajo ligero con dinámicas de cohesión y cerrar con una cena memorable
• Summer Party de un día: para celebrar, desconectar juntos y reforzar vínculos en un entorno más relajado
• Team building gastronómico: para compartir, colaborar y pasarlo bien a través de una actividad vivencial y participativa

Ejemplos:

• “Proponemos organizar un offsite de 2 días cerca de Barcelona, con espacio para trabajo ligero, momentos de conexión, actividades para fortalecer la cohesión y una cena final que cierre la experiencia por todo lo alto.”
• “Proponemos hacer una Summer Party de un día, en una finca con piscina, actividades y buen catering. Algo relajado, para desconectar y pasarlo bien todos juntos, sin complicaciones.”
• “Proponemos montar un taller de arroces como actividad de equipo. Es algo diferente, distendido, y funciona muy bien para mezclar equipos, romper el hielo y pasar un buen rato juntos.”
• “Hemos trabajado con Gecko Events, quienes se encargan de toda la organización para que podamos centrarnos en disfrutar con el equipo.”

4. Timing y fechas clave

Esto transmite orden y planificación.

Para organizar el evento con orden y previsión, hemos planteado un calendario orientativo asegurando tiempos realistas para cada fase.

Por ejemplo:

• ‍Propuesta recibida: 10 de abril
• ‍Aprobación interna: antes del 22 de abril
• ‍Fecha tentativa del evento: viernes 13 de junio
  

Esto nos permite asegurar la disponibilidad de proveedores, cerrar agenda con tiempo y trabajar bien los detalles sin ir a contrarreloj.

5. Presupuesto estimado

Hemos buscado una propuesta equilibrada que encaje en presupuesto sin renunciar a calidad ni al impacto que queremos generar con este evento. Lo que incluye:

• Coste por persona con todo incluido: espacio, catering, actividades, transporte y gestión completa
• Proveedores validados y coordinación centralizada para ahorrar tiempo y recursos
• Posibilidad de bonificar parte del evento a través de FUNDAE
• Opciones adaptadas para escalar según necesidades o restricciones

Ejemplos:

• “La inversión por persona estaría en torno a los [€XX], incluyendo espacio, catering, actividades, transporte y gestión completa por parte de Gecko Events.”
• “Esto nos permite tener un evento con impacto real, sin que nadie del equipo tenga que perder tiempo en coordinación, y con proveedores validados.”
• “Hemos priorizado propuestas que estén dentro de un rango razonable, pero que sigan garantizando calidad en la experiencia.”
• “Y además, hay parte del coste que se puede bonificar a través de FUNDAE, lo cual ayuda bastante a optimizar el presupuesto sin renunciar a lo que buscamos.”

6. Garantías y planes de respaldo

Uno de los puntos clave al organizar este tipo de eventos es tener margen de reacción ante imprevistos. La propuesta ya contempla soluciones para que todo salga bien, incluso si las circunstancias cambian:

• Planes alternativos por si llueve o hay baja asistencia
• Flexibilidad ante cambios de última hora
• Coordinación integral por parte de Gecko, con un solo punto de contacto
• Gestión logística, técnica y operativa para que podamos centrarnos en el equipo

Ejemplos:

• “La propuesta incluye planes de respaldo ante lluvia, cambios de última hora o baja asistencia, para garantizar que el evento se pueda llevar a cabo sin problemas.”
• “Además, Gecko se encarga de todo el contacto con proveedores y logística, con un único interlocutor para nosotros.”
• “La idea es que podamos disfrutar del evento con tranquilidad, sabiendo que todo está controlado y que, si hay que tomar decisiones, tenemos a alguien de confianza al mando.”

7. Cierre emocional

Más allá de la planificación, lo que buscamos es generar un recuerdo significativo para el equipo. Un evento que deje huella, fortalezca la cultura y motive para lo que viene:

• Crear una experiencia compartida que sume a la identidad del equipo
• Reconocer el esfuerzo colectivo de estos meses
• Reforzar el vínculo emocional con la empresa
• Volver con energía renovada, motivación y orgullo de pertenencia

Ejemplos:

• “Más allá del evento, queremos crear un recuerdo. Una experiencia que nos ayude a fortalecer lo que ya somos como equipo y a motivarnos para lo que viene.”
• “Creemos que invertir en este tipo de momentos es invertir en las personas que hacen que esta empresa funcione.”
• “Al final, lo que más recordamos no son los objetivos cumplidos, sino los momentos compartidos. Y este tipo de experiencias ayudan a reforzar vínculos que después se notan en el día a día.”
• “Queremos que el equipo vuelva con una sonrisa, con ganas de seguir dando el 100% y con la sensación de formar parte de algo que vale la pena.”

Frases clave que funcionan con dirección

• "Impacto real en la motivación y la retención."
• "Una forma eficiente de fortalecer la cultura sin afectar la operativa."
• "Coste asumible con retorno directo en engagement del equipo."
• "Con una inversión contenida, conseguimos un evento de alto impacto."
• "Delegamos todo en Gecko Events, con proveedores de confianza y sin sustos."

Conclusión

Puedes adaptar esta guía según el tipo de evento (offsite, fiesta, workshop...) y nivel de formalidad de tu empresa. Lo importante es transmitir que el evento no es solo "diversión", sino una inversión bien pensada en la cultura del equipo — y que tú ya tienes todo organizado para que solo tengan que decir que sí.

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